Как создать оптимальную структуру компании

Каждый бизнесмен, рано или поздно вырастает из формата «работа в одиночку» и переходит в новую для себя категорию «компания». И тут же сталкивается с вопросом: «как эту компанию правильно организовать?».

Когда ты работаешь один, на первый взгляд, не нужно никакой организационной структуры твоего небольшого предпринимательства. Все функции, которые необходимо выполнять, чтобы зарабатывать деньги, кажутся тебе настолько очевидными, понятными и не нуждающимися в каком-либо дополнительном описании или разъяснении. Одним словом предприниматель-одиночка очень хорошо знает всю свою работу и знает, как она превращается в деньги. И с этим не возникает никаких проблем.

А проблемы начинаются, когда «в помощь предпринимателю» появляются первые сотрудники. В первые же дни их работы, начинающий организатор компании не перестает удивляться глупости этих сотрудников в вопросах работы компании. Они не видят и не понимают очевидных вещей. Но в большинстве случаев, это кажущаяся глупость. Вы удивляетесь, насколько их взгляд на работу вашей компании отличается от вашего собственного, естественно более правильного, взгляда. Просто вы и они видите одну и ту же компанию с разных точек зрения. Это очевидно.

И вам гораздо проще понять вашу компанию, чем им. Хотя бы потому, что ваша компания находится очень близко к вам, она находится в вашем разуме. Когда вы смотрите на то, как организован ваш бизнес, какие функции в нем должны выполняться и какие потоки должны существовать, то вы смотрите, на самом деле, на информацию, которая содержится исключительно в вашем разуме. И ваш разум, как правило, единственный носитель информации о вашем бизнесе.

В отличие от вас, у ваших сотрудников нет доступа к вашему разуму. К счастью!.. К счастью, и не требуется, чтобы сотрудники имели доступ к вашему разуму, лучше пусть развивают свой. Но им требуется доступ к информации. Для нормальной организованной работы компании вам и всем вашим сотрудникам нужно работать в одной компании.

Это кажется очевидным. Но, пока вы не описали работу вашей компании в виде схем и документов и не сделали это в той или иной степени известной всем сотрудникам, до тех пор каждый ваш сотрудник будет работать в отдельной компании, структуру и принципы работы которой, он придумал сам и хранит в собственном разуме. У каждого сотрудника своя картина работы компании. Эти картины могут сильно отличаться друг от друга, и, что самое неприятное, от вашей картины.

Это приводит к непониманию, конфликтам, медленной работе, перекладыванию ответственности, низкой результативности командной работы и, естественно, к недостаточному доходу. Это ваша ответственность, дать сотрудникам необходимую и одинаковую информацию об устройстве и работе компании.

Нарисуйте в виде схемы структуру вашего бизнеса. Какие существуют подразделения, какие функции они выполняют, кому подчиняются. Это может быть достаточно простая схема, но это будет гораздо лучше, чем отсутствие даже такой схемы. Ее можно обсуждать с сотрудниками, можно улучшать и детализировать. Эта схема даст вам какую-то начальную точку в создании оптимальной структуры. И самое главное, каждый из сотрудников, будет видеть одну и ту же схему компании. Приходить к пониманию станет легче. И, на самом деле, это только начало организации, но это очень хорошее начало.

Вот некоторые рекомендации и критерии для создания оптимальной оргсхемы. Они приводятся не в порядке очередности или значимости, это просто то, на что желательно обратить внимание.

1. При создании структуры смотрите на конечный результат работы компании. Для производства и предоставления какого продукта ваша компания предназначена? Хорошая схема компании, фактически, является описанием работы конвейера (механизма) по созданию продукта компании.

2. Старайтесь создавать структуру без привязки к конкретным сотрудникам, которые есть в компании. Это не всегда просто. Рассматривайте необходимые функции, а не существующих специалистов. Не выбрасывайте функцию только потому, что сейчас ее некому выполнять. И не объединяйте разноплановые функции в одно подразделение только потому, что сейчас их выполняет один человек.

3.  Располагайте подразделения в порядке их следования в производственном процессе. Например, сначала продажи, потом бухгалтерия, потом склад и т.д. Это будет логично, и так будет проще новому человеку понимать работу компании.

4.  Не допускайте, чтобы какое-то подразделение подчинялось нескольким руководителям. Это очевидно. Но существует много примеров, когда сотрудники могут получать разные распоряжения от разных руководителей, приходить от этого в замешательство и не выполнять ничего.

5.  Создавайте структуру «на вырост» компании, чтобы ее не пришлось в ближайшее время переделывать. Постарайтесь заглянуть в будущее и увидеть функции, которые могут скоро пригодиться.

6.  Обязательно распечатайте получившуюся схему и познакомьте с ней сотрудников. Идеально, если вы запишите ваш рассказ о разработанной структуре (видео, аудио или простой текст). Это сэкономит ваше время в дальнейшем, новым сотрудникам можно будет давать изучить эти материалы, а не рассказывать все самому. Сама схема должна быть легко доступна всем сотрудникам, например, вывешена в офисе компании.

7.  Пересматривайте периодически (как минимум раз в год) оргсхему компании. По мере роста и развития компании могут появляться новые функции или подразделения, вносите их в оргсхему и делайте известными сотрудникам.

Оргсхема — это, можно сказать, конструкция компании. А когда мы что-то конструируем, мы на это время становимся инженерами. У инженеров есть одна профессиональная хитрость, которую они постоянно используют в своей работе. Они с удовольствием обсуждают это в своей профессиональной среде, но стараются не выносить на широкое обозрение. Хитрость в том, что инженеры очень редко изобретают что-то по-настоящему новое, что-то, чего раньше вообще не существовало. Развитие инженерной науки это, как правило, эволюционный процесс, это простое улучшение и модернизация уже существующих вещей. Инженер, решая поставленную задачу, всегда изучает уже существующие решения, прототипы. А затем улучшает их, или ухудшает, но удешевляет; это зависит от поставленной задачи.

В народе такой подход называется «не изобретать велосипед». Это в полной мере применимо и к созданию оптимальной структуры компании, оптимальной оргсхемы. Она уже «изобретена». На самом деле правильнее сказать не изобретена, а открыта.

Разработанная Л. Роном Хаббардом в 1965 г. в результате исследования успешного и не успешного опыта развития различных цивилизаций настоящего и прошлого. Он обнаружил естественные законы развития группы и описал их в своих работах по управлению. Там же содержится описание оргсхемы и принципов ее создания.

С тех пор «велосипед» под названием организация, можно не изобретать, а просто использовать для нужд этой самой организации. Работы Хаббарда по управлению находятся в открытом доступе, и вы можете, предварительно изучив, применить к своему бизнесу, в том числе и к созданию оптимальной оргсхемы вашей компании.

---

Учредитель консалтинговой компании "KaiserConsulting" Дмитрий Кайзер  

Источник - http://www.catalog-wise.ru/orgshema-eto-prosto